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关于会议室管理的告诉

根源:工夫:2014-04-15 17:01:09
公司各部门、各分子公司:
 
       为进一步增强公司会议室管理,保障会议室的公道利用,充实有用操纵会议室资本,使行政事情规范化、制度化,现将会议室管理的相关规定告诉以下:
一、会议室位置和称号
  嘉华办公区第一会议室
  嘉华办公区第二会议室
  嘉华办公区第三会议室
  嘉华办公区第四会议室
两、利用原则
  1、第一会议室确保朝会、总包办会、月度会等公司层级会议、公司及各部门对外勾当优先利用;
  2、会客室专门欢迎紧张客户及紧张带领,其他环境久不倡导利用;
3、遵守“先申请、先利用”原则,预定部门和职员有优先使用权。
三、利用步伐
  1、公司会议室同一由行政管理部归口管理。
  2、申请利用会议室先行正在前台查询会议室的闲暇环境,操持登记手续,填写会议室利用登记表,以便提高工作效率。非凡环境利用会议室的,需提早电话告诉前台操持。
  3、会议室管理人员根据预定要求提早做好会议情况、仪器设备、会议办事的摆设事情。
  4、预订者根据预订工夫、地址利用会议室。正在所预定的工夫达到会议室,并开端利用,超越10分钟已达到会议室,行政管理部有权对会议室的使用权另做摆设。
四、利用划定
  1、该当按照会议范围和环境公道申请会议室,为保障不影响别人,任何部门和职员未经预定,不得擅自占用会议室资本。
  2、预定后因故会议有所变更,摒弃利用,原则上应正在预定利用前30分钟告诉会议室管理人员,以防止会议室资本的华侈。
  3、如逢会议有所抵触触犯,经相互之间协商后能够调剂利用按次。正在逢公司层级的告急紧张的会议,已申请利用部门或小我,正在不克不及微商论坛的环境下,应优先公司层级的重要会议。
  4、会议室应严格控制正在预定时间内,超时利用的须正在20分终内竣事。
  5、自发连结会议室内卫生,实时清算各类粘贴物及废弃物,精确利用和保护仪器设备,未经行政管理部审批,不得私行改动、侵害、调用会议室内办法,利用终了,应实时堵截电源。
  6、利用部门及小我对果利用不妥形成会议室内装备的办法或仪器设备破坏者,经查抄确认后,按实践代价补偿并对责任人举行惩办。

  请大师依照履行。
                                                                                                                                       行政管理部
 
                                                                                                                                  两〇一四年四月